ブライダル業界を目指す人へ

【ウェディングプランナーの仕事内容】打ち合わせ編

「ウェディングプランナーって具体的にどんな仕事をするの?」

こういった疑問にお答えします。

この記事の信頼性

この記事を書く私は、ブライダル業界歴6年。さまざまな式場会社を調査し、各式場の特徴を研究しています。また、大手エージェントへの繋がりもあり、ブライダル業界の動向を日々調査しています。

今回は、ウェディングプランナーの仕事について「シリーズ化」をして分かりやすく発信をしていきます。

  1. 新規接客編
  2. 打ち合わせ編←今回はココ
  3. 番外編

この3本立です。

ウェディングプランナーを目指している学生、社会人に向けて、難しい言葉を使わずわかりやすく書いています。

また、現在ウェディングプランナーをしている人も、初心に戻れる内容です。

ぜひ、最後までご覧ください。

新規接客編と番外編は下記の記事をご覧ください。

【ウェディングプランナーの仕事内容】新規接客編「ウェディングプランナーって具体的にどんな仕事をするの?」 こういった疑問にお答えします。 今回は、ウェディングプラ...
【ウェディングプランナーの仕事内容】番外編「ウェディングプランナーって具体的にどんな仕事をするの?」 こういった疑問にお答えします。 今回は、ウェディングプラ...

成約済みの新郎新婦と打ち合わせ

打ち合わせをする新郎新婦
ここでは、打ち合わせ内容をかんたんに解説します。

これから式場見学に行く新郎新婦も、これからのことをイメージしながら読み進めてくださいね。

1回目の打ち合わせ(4ヶ月前)(3時間〜3.5時間)

招待状

1番最初に行う準備です。

「招待客名簿リスト」が必要なので、事前に完成させておきましょう。

招待客名簿リストとは

結婚式に招待しようと思っているゲストの名簿です。名前や住所も書いて式場に提出します。

招待状の「種類」「挨拶文面」「差出人の名前」「発注部数」「発送日」「返信期日」を決めます。

招待状の発送日は「結婚式当日の2ヶ月前の吉日」、返信はがきの締切日は「1ヶ月前の吉日」と決まっています。

ややこしいですが、1つずつプランナーから説明がありますので安心してくださいね。

もし手作りをする場合は、注意点とプランナーにも最終チェックをしてもらえるか確認をしておくと安心です。

司会者の申込み

指名ができる場合は、司会者のプロフィールを見て自分たちに合いそうな司会者を決めましょう。

女性か男性かも選べますが、男性は人数が少ないため料金が割高になる傾向です。

引出物・引菓子紹介

プランナーからカタログをもらい説明を受けます。

すぐに決めるものではないので、自宅で両親とも相談しゆっくり選びましょう。

今後のスケジュール

今後、どのように打ち合わせが進むかプランナーより説明があります。

打ち合わせごとに予定を組むか、先に全ての打ち合わせ日を決めるか相談しておきましょう。

次回までに決めておく内容や提出物も確認しておくといいですね。

2回目の打ち合わせ(3ヶ月前)(4時間〜6時間)

結婚式当日の打ち合わせがメインなので、比較的長時間になります。決めることが早い人でも4時間はかかってきますね。

1つ1つ吟味しながら決めていきますが、最終決定はまだ先なのでご安心ください。

料理

数種類あるコース料理の中から1つ決めていきます。

ここで、試食ができるなら参加することをオススメします。

実際に提供される料理を食べることで、当日も安心しておもてなしができます。

次に、アレルギーがあるゲストは事前に伝えておき、料理内容を変更してもらいましょう。

その際、ゲストにはどこまでがアレルギーなのか聞いておくと安心です。
(例:蟹アレルギー・・・蟹のみ?甲殻類全般?)

アレルギーは侮るなかれ!アレルギー反応で重体になる人、最悪の場合死に至るのでご注意が必要ですね。

ケーキ

生ケーキやイミテーションケーキがあります。

ケーキ入刀やファーストバイトの演出でも使用する場合は生ケーキがオススメです。

生ケーキなら、数種類から選ぶorオリジナルケーキにするか予め決めておくといいですね。

ちなみに、リジナルケーキの場合は高額になるケースがあります。

特に演出としては使用がなく、会場のインテリアとして飾っておくならイミテーションケーキが映えます。

ホテルでは、イミテーションケーキが多く使用されます。

ドリンク

基本、プラン料金にフリードリンク(飲み放題)が入っています。

その種類を聞いておき、必要なものがあれば追加しましょう。

どのくらい追加料金が発生するかも確認必須です。

装花

式場と提携しているフラワーデザイナーと打ち合わせをします。

写真やカタログを見ながらイメージに合うお花を選びましょう。

事前にお花のコーディネートを調べておくとスムーズに打ち合わせが進みます。

気に入ったお花の写真をお花屋さん見せると、イメージ通りのお花でコーディネートしてくれますよ。

テーブル装花、ブーケ、贈呈花束、ナイフやトーチの花、チャペル装花などお花だけでも決めることは多いです。

写真・映像

アルバムやフォーマル写真、当日に流すオープニング、プロフィール、エンドロール、記録ビデオなどは、結婚式を思い出として形に残す記録物です。

アルバムは、数種類あるので必ず実物を見て決めると後悔しません。

エンドロールは、シーンが長くなるにつれて費用が高くなっていきます。実際にサンプル動画てもらいながら、どこまで撮影するか考えましょう。

結婚式は形に残らないイベント・商品です。

しかし、記録物は唯一形に残る商品。

両親とも相談し、お金を確認しながら打ち合わせをしましょう。

節約のために記録物を注文しない新郎新婦も多いです。

しかし、「少しでも残しておけばよかった」とよく耳にしますので、ランクが低い商品でも購入することをオススメします。

挙式・披露宴の進行相談

プランナーより、結婚式披露宴の基本的な進行や時間配分の説明があります。

その後、新郎新婦が行いたい演出や希望を伝え、大まかな進行や時間配分を決めます。

ここで完成しなくて大丈夫です。

自分たちは何がしたいのか、自宅でゆっくり考えましょう。

3回目の打ち合わせで、司会者と進行の最終決定をしていきます。

主賓挨拶や乾杯挨拶、友人スピーチ、余興などを頼む場合は、事前に誰にするか考えておくとスムーズですね。

2回目の打ち合わせ終了後の、中間の見積書が作られます。今現在、どのくらいお金がかかっているのかを見ながら、アイテムやグレードを検討していきましょう。

3回目の打ち合わせ(2ヶ月前)(3.5時間〜4.5時間)

ここで、結婚式当日の進行や音楽を決めていきます。

泣いたり笑ったりする場面を想像しながら打ち合わせを進めると、よりイメージしやすいですね。

司会者

2回目の打ち合わせで、プランナーと相談した内容を元に進行を決定していきます。

また、新郎新婦のプロフィール紹介もあるので、お2人やゲストとのエピソードを考えておきましょう。逆に話して欲しくないこともこのときに伝えておきましょう。

挙式が人前式の場合も、同じタイミングで打ち合わせをします。

BGM

披露宴の進行に合わせてBGMを選びます。

入場やケーキ入刀などのメインシーン、歓談中の音楽を決めていきます。

ただ、選ぶシーンが多いので歓談曲は好みの曲調、雰囲気を伝えてお任せも可能です。

音楽は式場で用意されていますが、その中で流したい音楽がない場合「原盤のCD」を持込する必要があります。CDのコピーは「著作権法違反」になるのでご注意ください。

著作権については下記の記事で解説しています。合わせてご参考ください。

【知らずに使うと法律違反!?】結婚式で流す音楽の著作権料について徹底解説 こういった疑問にお答えします。 音楽の著作権はかなり厳しいです。 なのに、結婚式で流す音楽の...

音楽は、結婚式のテーマ・シーンを補助するものです。感動シーンではテンポがゆっくりな音楽、楽しいシーンは盛り上がる音楽など、感情を動かすことができるので結構大切ですね。

美容

まず、新婦はヘアメイクの打ち合わせが入ります。

ウェディングドレスのヘアメイク、お色直しも相談など、華やかな姿になれるよう美容師と相談をしていきます。

お金がかかりますが、希望であれば1ヶ月前にリハーサルメイクを行うことが可能です。

エステも揃っているので必要であれば予約をしておきましょう。

また、親族、参列者の着付けやヘアセットの予約も受付ます。

誰が着付けやヘアセットをするのか、予めリストアップしておきプランナーに伝えておきます。

プランナーか美容師から、当日の集合時間を教えてもらえますので、ゲストに忘れずお伝えしましょう。

さらに、支払い方法は「新郎新婦負担」か「ゲスト負担」か明確にしておくとよいです。

4回目の打ち合わせ(1ヶ月前)(3.5時間〜5時間)

いよいよ最終打ち合わせです。

今まで検討してきた「料理」「飲み物」「アルバムや映像の記録物」「お花」「引出物・引菓子」などのアイテムを最終決定します。

悩んでいることがあれば、全てプランナーに解決するまで相談しましょう。

席次表の確定

招待状の返信はがきが返ってきているので、プランナーと相談しながら席次表を確定していきます。

また、ゲストごとに引出物や引菓子を決定していきましょう。

美容

希望であれば、ヘアメイクリハーサルやエステを行います。当日の晴れ姿の最終チェックや、身体をきれいに整えて本番に備えましょう。

結婚式当日から1週間前

ここまで、おふたりで力を合わせて打ち合わせをしました。

あとは当日を待つのみ。

ここから緊張する新郎新婦も多いので、体調だけはしっかり整えておきましょう。

結婚式費用のお支払い(現金orカード)

お打ち合わせで頼まれたアイテムのお支払いです。前もって最終お見積書が送られてくるので、事前に準備しておきましょう。

クレジットカードが使用できない式場もあるので、成約前に確認必須です。

持込

ウェルカムグッズや原盤のCDの持込を行います。

ウェルカムグッズは、破損や汚れがないか、音源はきちんと流れるかをプランナーとチェックを行い、問題がなければ預かってもらいましょう。

 

ここまでがお打ち合わせの流れです。

新郎新婦もプランナーも、長い道のりを一緒に歩んでいきます。

プランナーは、新郎新婦が不安にならないように真剣に向き合いましょうね。

各パートナー企業と擦り合わせ

打ち合わせ風景写真
「お花」「カメラマン」「音響・照明スタッフ」「映像スタッフ」「司会者」など、新郎新婦様と打ち合わせをしてきた内容の共有を行います。

特に、司会者と進行の打ち合わせは最重要です。進行が暗記できるまで、流れや注意点を共有しましょう。

サプライズがあれば、そこも全ての業者と擦り合わせが必須です。

発注関係

打ち合わせ風景写真
意外かもしれませんが、プランナーは8割、9割が事務作業です。

新郎新婦が頼まれた、「料理」「飲み物」「アルバムや映像の記録物」「お花」「引出物・引菓子」「ペーパーアイテム」「演出関係」などを各スタッフ、業者に発注をしていきます。

発注作業と侮るな!

それぞれ、一つずつ何度も打ち合わせ内容を確認しながら発注をしていきます。

  • 招待状の住所や名前の確認
  • 料理、食数の確認
  • アレルギーの確認
  • 引出物や引菓子の個数、種類の確認
  • メニューカード表記の確認
  • 席札、席次表の漢字の確認
  • 配席の確認
  • 配席通りに引出物・引菓子が配置されているか確認
  • 見積もりのアイテム、料金の確認

事務作業といっても、責任とストレスを感じる仕事です。

当日までに発注作業のミスがあれば、新郎新婦との信頼関係に傷が付くこともあります。

また、当日に発注ミスが分かれば取り返しのつかないことになります。

なので、ここに1番神経を使いますね。

 

以上です。

結婚式当日はミスが許されない緊張状態ですが、その過程でも責任や緊張感がある仕事、それがウェディングプランナーです。

ただ、1人で仕事をすることはありません。

結婚式はチームで作り上げます。

ウェディングチームで1つの結婚式を一緒に作っていきましょう。

 

それでは、最後まで読んでいただきありがとうございました。

これからも、良質な情報発信をします。それでは、次回の記事を楽しみにお待ちください。